De beste produktivitetsappsene for 2019 - Del 1: Pomodoro Focus Timers

Er smarttelefonen din en distraksjon eller en boost for produktiviteten din? (Foto av Andrew Neel)

For få måneder siden satte jeg meg for å oppdage om de beste produktivitetsappene kunne forvandle telefonen min fra sjefsforstyrrelse til alliert i min søken etter et bedre liv i 2019. I vitenskapens navn testet jeg en samling av noen populære produktivitetsapper inkludert Pomodoro tidtakere, vanesporere, oppgavelister og notat-apper.

Alle disse appene har mange positive App Store-anmeldelser. Først var jeg ikke sikker på hva jeg skulle velge, da de så ut til å ha overlappende funksjoner. I noen tilfeller så til og med navnene og designen deres like ut.

Hvis du søker en enkel, men effektiv app for å hjelpe deg med å maksimere effektiviteten og få et bedre liv i 2019, kan eksperimentet mitt spare tid og krefter på reisen din!

Oversikt og app-kategorier

I utgangspunktet prøver appene jeg testet å svare på følgende spørsmål:

  1. Hvordan holde seg fokusert og maksimere effektiviteten? (Del 1)
  2. Hvordan utvikle bedre vaner som varer? (Del 2)
  3. Hvordan tømme oppgavelisten og oppnå dine mål? (Del 3)
  4. Hvordan holde ideene og notatene dine organisert? (Del 3)

For hvert spørsmål vil jeg tilby en sammenlignende gjennomgang av de relevante topprangerte appene jeg testet. Hver av disse topprangerte appene presterte bra basert på kvalitetstiltak som design, brukervennlighet og rikdom på funksjoner. Imidlertid kommer så mye ned til personlig preferanse. Jeg evaluerte dem ved å bruke mine egne partiske og subjektive kriterier.

Jeg deler denne artikkelen i tre deler. Hopp gjerne til de delene som interesserer deg ved å klikke på lenkene over. I tilfelle du ikke har tid, er her min konklusjon.

La oss komme i gang!

1. Hvordan holde seg fokusert og maksimere effektiviteten?

Jeg vet ikke om deg, men telefonen min er en av de største distraksjonene mine! Varslene stopper aldri om det er et anrop, en tekst, en e-post eller bare en påminnelse. Det hjelper ikke at jeg også er avhengig av sosiale medier og har vært kjent for å spille et spill eller to.

Pomodoro-teknikken hjelper deg med å fokusere oppmerksomhetsspennet og holder meg utenfor telefonen.

Hva er Pomodoro-teknikken?

Pomodoro-teknikken er en tidsstyringsstrategi der du fokuserer på en konsentrert oppgave i 25 minutter ved hjelp av en tidtaker. Timeren styrer fokuset ditt og belønner deg med en fem-minutters pause.

Francesco Cirillo utviklet og populariserte denne teknikken på slutten av 1980-tallet. Han kalte sin tidsstyring "Pomodoro" etter det italienske ordet for tomat. Han brukte faktisk en tomatformet kjøkkenur for å sette fokus på øktene sine.

Nå refererer folk til en fokusert 25-minutters økt som en "Pomodoro" og refererer til flere økter som "Pomodoros." Mer avanserte brukere vil gruppere fire påfølgende Pomodoros og deretter ta en lengre pause på 20 eller 30 minutter for å friske opp hjernen. Hele prosessen tar rundt to timers timer og 30 minutter. Pomodoro-teknikken fungerer bra til å skrive, gjøre beregninger, forske eller studere.

Den originale Pomodoro-teknikken skissert av Cirillo er som følger:

  1. Bestem hvilken oppgave du vil fokusere på.
  2. Still Pomodoro-tidtakeren i 25 minutter.
  3. Arbeid med oppgaven.
  4. Når tidtakeren går av, legg merke til Pomodoro med et hake på papir, en app eller en tavle.
  5. Ta en fem-minutters pause hvis du har tre eller færre merker.
  6. Etter fire Pomodoros, ta en lengre pause (vanligvis hvor som helst fra 15-30 minutter).

Hvis du bruker en Pomodoro-app, trenger du kanskje ikke følge med på Pomodoros manuelt.

Fordeler med å bruke Pomodoro-metoden

Ved å jobbe i korte "sprints" forblir motivasjonen frisk. De fleste har vanskeligheter med å konsentrere seg i lengre perioder, men de fleste er i stand til å konsentrere seg i korte varigheter som 25 minutter. En studie av University of Illinois i Urbana-Champaign fant at korte pauser forbedrer effektiviteten av en studieøkt. Å ta pauser er fordelaktig enten du studerer eller jobber med et prosjekt.

Arbeids- og belønningssyklusen holder motivasjonen frisk. Tenk på favorittvideospillet ditt? Sjansen er at dette spillet henter oppmerksomheten din ved å tilby utfordrende, men oppnåelige mål, og ved å belønne deg hver gang du møter et mål. Spilldesignere er mestere av menneskelig motivasjon!

Å bruke en Pomodoro-teknikk gjør at du oppnår dine virkelige mål litt som å spille et spill. Du kan utnytte denne dynamikken ytterligere når du bruker en app for å veilede øktene dine. En app som inkluderer et element av gamification gjør det å jobbe mot dine mål like vanedannende som favorittspillet ditt.

Pomodoro-metoden kan hjelpe deg med å opprettholde sunne arbeidsvaner. Du har kanskje hørt at det å sitte er den "nye røykingen." Så dumt som dette høres ut, er denne ideen basert på de negative effektene som å sitte i timevis av gangen har på kroppen og hjernen. Dette er grunnen til at så mange mennesker bruker Fitbits og streber etter 10.000 skritt om dagen.

Dessverre, hvis du er student eller jobber i et felt som krever konsentrasjon, kan det hende du trenger å bruke mange timer stillesittende. Pomodoro-metoden tilbyr alternativer for å utmerke deg i arbeidet ditt, mens du også får mer bevegelse gjennom dagen. Du bruker ganske enkelt fem minutters pauser for å gjøre strekninger eller bevege deg rundt.

Folk som kombinerer Pomodoro med bevegelsespauser synes ofte de forblir uthvilt gjennom dagen, slik en Wall Street Journal-reporter oppdaget. For noen år siden rapporterte National Public Radio hvordan det å sitte hele dagen forårsaker negative helsemessige konsekvenser og hodepine. En løsning de tilbød var å ta bevegelsespauser hele dagen, Pomodoro-metoden ber deg om å ta disse pausene.

Øyeleger anbefaler også at pasienter som jobber med datamaskiner tar en pause fra å fokusere på datamaskinen hvert tjuende til tjuefem minutt. I løpet av pausen anbefaler de at du fokuserer på noe minst 20 meter unna i minst 20 sekunder. Mens Pomodoro ikke passer perfekt til 20–20–20-metoden som er anbefalt av American Optometry Association, var min optometrist enig om at det å ta en fem-minutters pause hvert femtende minutt ville være en øye-sunn vane.

Hva er ulempene med Pomodoro-metoden; er det for alle?

Jeg fant Pomodoro-metoden som et fantastisk verktøy for å motivere meg til å takle kjedelige eller kjedelige oppgaver. Tross alt trenger jeg bare å forplikte meg 25 minutter, og jeg vet at det kommer en pause. Denne metoden gjør også spennende, men skremmende arbeid mer håndterlig. Dette er grunnen til at metoden er så populær blant utviklere og kreative fagpersoner.

Den eneste ulempen jeg fant er at jeg noen ganger kommer i en flyt og timeren avbryter meg mens jeg gjør mitt beste. Noen forskere hevder at det vanligvis tar minst 20 minutter å oppnå "flyt." Jeg fant at en modifisert Pomodoro fungerer best for meg. Jeg stiller ganske enkelt tidtakeren for å tillate et lengre fokusintervall for arbeid der jeg forventer flyt. De beste fokustimerne tilbyr fleksibilitet til å tilpasse seg dine arbeidsstil og behov.

Hva er de beste Pomodoro-tidtakerne og andre fokustimere?

Siden Pomodoro-metoden interesserer meg, bestemte jeg meg for å prøve noen av de beste Pomodoro-tidtakerne i App Store. Etter litt undersøkelser slo jeg meg ned på følgende apper.

Fra venstre til høyre: Forest ($ 1,99), Focus Keeper, Flora and Be Focused.

Jeg ønsket å finne en Pomodoro-app som motiverer meg så mye som mulig. Jeg har prøvd Pomodoro-teknikken tidligere, og fant at det krever disiplin og besluttsomhet. Jeg ønsket å se om riktig app kan bidra til å gjøre prosessen morsommere og motiverende.

Jeg fant ut at to apper, Forest og Flora, inkluderte en gameplay-følelse som ga en ekstra dose insentiv. Dette er viktig for meg fordi jeg tidligere har prøvd Pomodoro-teknikken på papirer og funnet ut at det krever disiplin og besluttsomhet for å fortsette. Ved å "gamify" Promodoro-sprintene holdt disse gamidoro-appene ("gamification" + "pomodoro") meg på sporet. Til slutt førte motivasjonselementet til min rangering:

  1. Flora
  2. Forest ($ 1,99)
  3. Fokusvakt
  4. Vær fokusert

Imidlertid er Focus Keeper og Be Focussed solide valg hvis du ikke liker spill i produktivitetsappene dine.

Vinneren: Flora

Flora er en fokus-timer-app som både er enkel å bruke og lett på øynene. Den lar deg dyrke virtuelle trær når du holder på med en Pomodoro. Når du starter en økt, begynner en plante å vokse. Hvis du forlater Flora for å besøke en annen app som Instagram, dør planten din!

Flora er en Pomodoro og fokusur som er enkel å bruke og estetisk tiltalende. Best av alt det bruker elementer av gamification for å holde deg fokusert og motivert!

Merkelig nok, selv å vite at et tre er falsk, føler meg fortsatt dårlig når jeg dreper det. Skylden ved å muligens drepe et virtuelt tre motiverte meg til å holde meg på oppgaven gjennom hele økten. Flora lar også en gruppe mennesker vokse trær sammen - hvis noen forlater appen, blir alles tre drept! Appen er integrert med Facebook, og derfor kan du enkelt invitere venner til å delta i det virtuelle fokusrommet ditt.

Jeg fant også at Flora motiverer meg til ikke å hente telefonen i visse situasjoner som i løpet av familietiden. En funksjon som virkelig hjelper, er muligheten til å spille et "veddemål" om at jeg ikke vil bruke noen andre apper på telefonen min under fokusøkten. Hvis jeg mislykkes, bruker Flora min økonomiske eierandel til å plante et ekte tre i Afrika eller Øst-Asia.

Prisfunksjonen til Flora lar deg

Mens penger kan brukes til å presse meg til å hedre min fokusøkt, tilbyr Flora også et alternativ å bruke det på mer positive måter gjennom deres betalte abonnement. De planter et ekte tre hver gang jeg fullfører 24, 60 eller 120 timers fokus, avhengig av min valgte abonnementsplan.

Proffene:

  • Flora er enkel å bruke fra det øyeblikket du laster ned appen og kobler til Facebook-kontoen din.
  • Timeren tilbyr en rekke alternativer, inkludert 25 minutter for en Pomodoro og en rekke andre tidsrammer. Mange synes Pomodoro er produktiv, men noen liker å bruke lengre tid på å konsentrere seg om en oppgave, og synes de bare kommer i "flyt" når tidtakeren krever en pause. Slike mennesker foretrekker kanskje å planlegge en lengre fokusøkt og kan enkelt gjøre dette i Flora.
  • Siden brukere har muligheten til å spille faktiske økonomiske donasjoner, kan du utnytte motivet for gulrot og stikke inn i arbeidet ditt eller studiene.
  • Grensesnittet er attraktivt med en farget fargeblad og enkle illustrasjoner med hage-tema.
  • Hva om du får en viktig samtale du trenger å ta? Flora lar deg ta en pause mens en økt pågår for de situasjonene. Bare fortsett økten etter den samtalen.

Noen ulemper med Flora?

  • Siden hovedformålet med Flora er å holde brukere utenfor telefonene sine, er ikke tidtakeren nyttig hvis arbeidet ditt krever bruk av telefonen. For eksempel, hvis oppgaven din innebærer å ringe eller legge ut Instagram-oppdateringer, kan det hende du trenger en annen app.
  • På dette tidspunktet kan du bare registrere deg og logge på via din personlige Facebook-konto. Dette skremte meg nesten av da jeg først åpnet appen. Men senere forsto jeg at Facebook-integrasjonen gjør det enkelt å benytte seg av de sosiale aspektene ved appen, så dette var ikke lenger noe problem for meg. Flora kunngjorde at de jobber med å tillate andre påloggingsalternativer i en kommende oppdatering.

Jeg anbefaler Flora på det sterkeste for brukere som ønsker en fokusur som holder dem borte fra telefonene sine. Jeg synes denne appen er nyttig når jeg studerer, skriver eller utfører kjedelige offline gjøremål (som husvask). Den 25 minutter lange Pomodoro-timeren er en flott utsettelse. Du vil bli overrasket over hvor mye du kan oppnå i en fokusert 25 minutters periode.

Første løper: Skog

Forest-appen er en annen "gamidoro" -app som lar brukerne dyrke trær når de holder på med Pomodoros.

Skogfokus-timer-appen deler et lignende konsept og tema som Flora. Forest bruker virtuelle mynter som belønning av din fokusstid. Jeg foretrekker Flora delvis fordi belønningen (virtuelle eller ekte trær) er enklere og lettere å få.

Skog mot flora

Hvis du laster ned både Flora og Forest, kan du bli overrasket over hvor like de er. Begge deler et lignende konsept, fargevalg og grensesnitt. Begge fokustimere fungerer på lignende måter. Flora og skog oppsto i samme laboratorium og pleide å være partnere. Hver app hadde et annet tiltenkt målgruppe. Forest tok imidlertid i bruk flere av Floras funksjoner ettersom sistnevnte vokste i popularitet. Dette førte til opphør av partnerskapet. Nå er de to appene uavhengige av hverandre.

Til tross for deres likhetstrekk, er det også viktige forskjeller mellom Skog og flora:

  • Forest krever ikke at brukeren registrerer seg via Facebook, noe som kan være et pluss hvis du ikke bruker Facebook eller nylig har slettet kontoen din.
  • Det er mindre typer trær eller planter du kan dyrke i Forest. Gamification-elementet og sosiale aspekter er ikke så sterkt som i Flora.
  • Forest tilbyr ikke det ekstra motivasjonselementet ved å sette ditt eget "fint" hvis du dreper et tre.
  • Skog koster 1,99 dollar å laste ned mens Flora er gratis å komme i gang. Forest's incentiv gjør det mulig for brukere å plante opptil 5 ekte trær når de oppfyller sine mål. Flora tilbyr en premium abonnementsmodell som lar brukere bidra til å plante ubegrenset antall ekte trær ved å fullføre mål.
  • Skogen inkluderer omgivelseslyder fra skog for å hjelpe til med fokus. Dette kan være et spørsmål om preferanser siden jeg ofte hører på musikk mens jeg jobber, og jeg fant at regnskogen høres litt distraherende ut.

Både Flora og Forest-appene "gamifiserer" Pomodoro-teknikken. Dette kombinert med den attraktive designen gjør at disse appene skiller seg ut blant de beste Pomodoro- og fokusur-appene. Begge krever at du fokuserer for å holde treet ditt voksende. Skylden ved å muligens drepe et virtuelt tre motiverte meg til å holde meg på oppgaven gjennom hele økten. Mens jeg likte å bruke begge appene, anbefaler jeg Flora med mindre du ikke er Facebook-bruker.

Alternativt alternativ: Fokusvakt

Focus Keeper får ekstra poeng for å kopiere den klassiske Pomodoro-opplevelsen nøye. Designet med tomat-tema hint til den originale tomattimeren som ble brukt av Francesco Cirillo. Den tikkende lyden minner deg også om at det er fokusstid.

Focus Keeper tilbyr en ren Pomodoro-opplevelse - den tomatformede kjøkkenuret som Francesco Cirillo inspirerte designet.

For Pomodoro-purister sporer Focus Keeper til og med hvor mange Pomodoros du fullfører. Focus Timer er enkel å bruke umiddelbart etter nedlasting. Jeg klarte å stoppe den første økten ved et uhell, så jeg antar at den er litt for enkel å bruke!

Nøkkelegenskaper:

  • Nedtellingstimeren for fokusøkten har et rødt bakgrunnsbilde, mens pausen på fem minutter har en kontrastende lavendelbakgrunn.
  • Den tikkende lyden minner deg om at du kjører en "timer."
  • Appen er enkel å bruke og fortsetter å fungere selv om du åpner og bruker andre apper. Om det er en proff eller en ulempe, avhenger av hvordan du bruker denne kraften.
  • Det betalte “Pro” -alternativet lar deg justere fokus- og hvileintervaller for å passe dine preferanser og behov.
  • Pro-alternativet tilbyr også en rekke omgivelseslydalternativer, inkludert regn, strandlyder, kaféstøy, damp og drypp.

Jeg anbefaler Focus Keeper for Pomodoro purister som vil følge Francesco Cirillos metode så nøye som mulig (uten å bruke en notisbok og en tomatformet kjøkkenur!). Hvis telefonen din er din største distraksjon, kan det hende du har det bedre med Flora eller Forest siden de anser økten for å være forlatt hvis du bruker en annen app uten å velge pausealternativet.

Alternativt alternativ: Vær fokusert

Som Focus Keeper bruker Be Focused et tomat-tema, men det er mer subtilt. Timeren er enkel med en vanlig krembakgrunn og subtil lakserosa grafikk.

Be Focused timer-appen er en enkel tidtaker med en Pomodoro tomatinspirert estetikk.

Gratisversjonen av appen er ganske enkel og enkel å bruke. Appen tilbyr et alternativ til å tittelen økten, noe som er nyttig hvis du vil spore hvor lang tid du brukte på å jobbe på et bestemt prosjekt.

Hvis du liker lyd fra omgivelsene, kan du velge å bruke "kronometerlyden" eller jobbe i stillhet. Alarmalternativene inkluderer klokkeslett, bongoer, vekkerklokke og en rekke syntetiserte lyder. Brukere kan velge forskjellige lyder for fokusur og timer.

Jeg må innrømme at jeg syntes annonseringen var litt distraherende innen gratisversjonen. Jeg tror det er den største ulempen med gratisversjonen av appen. Av de fire appene jeg testet likte jeg designet minst mulig, men det er bare et spørsmål om personlig smak.

Jeg håper du likte denne første delen. På den neste artikkelen vil jeg dele med deg min erfaring med bruk av de mest vanlige sporingsappene.

Sørg for at du gir dette innlegget 50 klapper og bloggen min, hvis du liker denne artikkelen og vil se mer.