Hacket Kanban og lister: mine beste allierte for å organisere mitt arbeid (og liv)

Organisering er ikke min beste kvalitet. Med dette i bakhodet liker jeg å bruke verktøy for å hjelpe meg med å holde meg oppdatert.

I mitt personlige liv bruker jeg Wunderlist ... MYE. Jeg har lister for alt. Ja, alt. For eksempel, akkurat nå har jeg lister for:

  • Oppgaver jeg må fullføre i løpet av uken,
  • Oppgaver jeg må fullføre i løpet av helga,
  • Oppgaver jeg må fullføre for oppgaven min,
  • Kortsiktige mål å oppnå.

Jeg har identifisert de to viktigste fordelene med denne strategien.
For det første, vel, jeg glemmer bare ikke å gjøre oppgavene. For det andre synes jeg det er veldig motiverende. Det er bare ingen som nekter hastverk av tilfredshet hver gang jeg sjekker et element fra listen når jeg er ferdig med det.

Jeg holder også lister på Evernote: bøker å lese, filmer å se, restauranter å prøve / som jeg har prøvd og likt ... og det fortsetter. Så jeg tror det er trygt å si at jeg er en listeperson.

Det er klart, listemanien i mitt personlige liv strekker seg også til min profesjonelle virksomhet ... Å organisere arbeidet mitt hos Societe Generale Global Banking & Investor Solutions - som gir finansielle tjenester til selskaper og finansinstitusjoner, fra oppstarter til sentralbanker - jeg bruker WeKan (det er som Trello, men åpen kildekode).

Kanban-metodeteorien ...

WeKan er et verktøy basert på Kanban-metoden.
 For de som aldri har hørt om det, tillater Kanban-metoden brukeren å vise og administrere arbeidsoppgaver gjennom en arbeidsflyt (fra “å gjøre” til “gjort”).

Verktøyet har et dashbord med seksjoner som “Gjør / pågår / ferdig” (disse kan endres, vi tar en titt på de jeg bruker nedenfor) og kort for hvert arbeidselement som du kan flytte fra en seksjon til en annen.

Denne metoden hjelper:

  • Prioriter oppgaver
  • Begrens arbeidet som pågår for å unngå å kaste bort tid på å bytte fra en oppgave til en annen
  • Identifiser potensielle flaskehalser

…i praksis

La oss se hvordan det fungerer i praksis og hvordan vi faktisk hacket metoden i UX-teamet vårt.
Det er 17 UX-designere i teamet, som hver og en av oss jobber med flere prosjekter samtidig. Vanligvis brukes Kanban-tavler av team (UX, PO, IT ...) for å samarbeide om et prosjekt, men vi bruker dem også til å organisere vårt personlige arbeid.

La oss se et dumt (men realistisk) eksempel på mitt personlige styre:

seksjoner

Som du ser er det 5 seksjoner:

  • Venter på: ikke-presserende saker i øyeblikket som ikke desto mindre må tas vare på på et tidspunkt.
  • Å gjøre: oppgaver som skal fullføres, ideelt sett i løpet av uken.
  • Pågår: oppgaver jeg for tiden jobber med. Jeg prøver å ha så få elementer som mulig i denne delen, for å fokusere på en eller to oppgaver om gangen, noe som igjen bidrar til å øke produktiviteten.
  • Utført: oppgaver jeg har fullført i løpet av uken.
  • Arkivert: eldre utførte oppgaver.

kort

Ett kort = en oppgave.
Men noen ganger kan du grave i detaljene. For eksempel når jeg har redigeringer for å lage prototyper, detaljerer jeg dem i ... ja, du har det: lister.
Igjen, ved å lage en liste på et kort, kan jeg følge med på hva som skal redigeres, og jeg kan merke av hvert element når jeg er ferdig - favorittaktiviteten min.

etiketter

1 etikett = 1 prosjekt.
Som sagt jobber vi med flere prosjekter samtidig, så dette gir en enkel måte å spore oppgaver per prosjekt. Du kan filtrere brettet ditt etter etiketter, noe som betyr at du kan vise alle oppgavene til et spesifikt prosjekt med ett klikk hvis du vil ha det.

Frister

For å hjelpe deg med å prioritere oppgavene dine kan du angi en forfallsdato på et kort. Jeg må si, jeg bruker ikke dette veldig ofte. Men hvis du er som min kollega Camille, kan du også bruke denne funksjonen til å holde oversikt over datoen du fullførte en oppgave, som er ganske smart, hvis du spør meg.

Inn i handling i teamet vårt

Tildele oppgaver til kolleger

WeKan fungerer bra når det gjelder samarbeid innen et team.
Du kan tilordne oppgaver til andre medlemmer og "se" på oppgavene for å se når de er fullført.

Hvis jeg for eksempel trenger å be Marine (UX-designer og administrativ superhelt på siden) om å gi meg tilgang til en bestemt applikasjon:

  1. Jeg går til Marins styre
  2. Jeg lager en oppgave som jeg la i hennes “å gjøre” -del
  3. Jeg velger å "se" oppgaven (ikke glem å "spore" brettet, hvis det er dempet, fungerer det ikke)
  4. Jeg mottar en e-post når det er gjort.

Så enkelt som det.

Gi sjefen beskjed om tilgjengeligheten din

Regelmessig sjekker Morgane, sjefen vår, alles styre for å se hvordan vi har det.

Dette gir henne en viss synlighet på hvem som kan være i stand til å ta på seg et nytt prosjekt, hvis noen trenger hjelp med noe, og fremdriften i hvert oppdrag. I utgangspunktet gir verktøyet et globalt syn på hva teamet og hvert teammedlem gjør.

Merk at alt presentert her er basert på vår "hack" av Kanban-metoden for å organisere vårt personlige arbeid på flere prosjekter. For å samarbeide i stor skala om prosjekter bruker vi andre verktøy som Github, JIRA eller til og med WeKan på den "tradisjonelle" måten.

Takk for at du leste! Noen tanker ? Jeg vil gjerne høre tilbakemeldingene dine om WeKan eller andre verktøy du bruker for å organisere arbeidet ditt og samarbeide!