Slik jobber du med frilanskunder: de beste kontraktene er de du aldri trenger å håndheve

Får du tak i kontrakter at du føler deg slik? Foto av FuYong Hua på Unsplash

Jeg blir ofte spurt om hvordan jeg takler frilanskontrakter med designkundene mine. Hvordan skisserer jeg betalingsbetingelser, tidsrammer, leveranser, og hva skjer av det hele går sidelengs?

Jeg bruker ikke mye tid på å tenke på det, fordi jeg ikke kan huske sist jeg hadde en dårlig kunde, og jeg husker ikke at jeg noen gang måtte håndheve en kontrakt i livet mitt. Det gjør meg sannsynligvis heldig, men jeg tror det også fordi jeg jobber smart, alltid oppfyller eller overgår forventningene, og velger klienter nøye.

Men til tross for dette bruker jeg kontrakter. De fleste av mine nye frilanskunder har de siste 17 årene signert en slags formell avtale før vi startet prosjektet vårt sammen. Så lenge jeg kan huske, har jeg brukt en lett tilpasset, generisk, kontraktmaler for digital design jeg lastet ned for omtrent ti år siden, og knapt tenkt på hva den sier.

I det siste har jeg stilt spørsmål ved verdien av denne typen kontrakter, og har gått over til å bruke en mye enklere, mindre formell, vanlig språkavtale med kundene mine.

De elsker det, som jeg også.

Det fikk meg til å innse hvor arkaisk den gamle kontrakten min var. Sjansen er stor for at din kontrakt har mange av de samme manglene.

Hva en kontrakt ikke burde være

Når jeg tenker på en kontrakt kommer et par ting til tankene. Det er vanligvis tett og vanskelig å lese, fylt full av juridisk sjargong som gir liten mening for en vanlig forretningsperson. Det har formelle definisjoner av hvem som er leverandør og kunde. Det skisserer vanligvis en liste over om / da uttalelser som definerer hva som skjer hvis en av partene ikke klarer å oppfylle sine forpliktelser.

Hvis kunden for eksempel ikke betaler innen 30 dager, kan leverandøren kreve 5% renter. Hvis leverandøren ikke klarer å levere innen en og annen dato, kan kunden holde tilbake betaling osv. Og den snakker om hvordan og når en kontrakt kan bli kansellert av begge parter.

Det føles som om de fleste av kontrakten skisserer hva som kan gå galt, i stedet for hva vi vil gå riktig.

Jeg tenker på kundene mine som partnere, med en felles interesse for å nå sine forretningsmessige mål med bruk av god design. En kontrakt som starter i den konfrontasjonsmessige tonen, føles ikke som jeg vil starte et forhold til en ny klient-partner.

Så jeg har droppet alle straffene. Ikke en eneste omtale av hva som skjer hvis jeg ikke leverer, fordi jeg aldri unnlater å levere. Ikke et ord om hva som skjer når de nekter å betale i tide, fordi den tanken ikke krysser hodet til den typen klienter jeg jobber med.

Delvis skyldes det at jeg bare jobber med gode kunder. Jeg har bygget opp det privilegiet etter 17 år med å bygge et sterkt omdømme og høy etterspørsel. Vi stoler på og verdsetter hverandre, så det er i begge våre beste interesse å ikke slå sammen forholdet.

Du lærer å gjenkjenne de røde flaggene og unngå å jobbe med klienter som kan være problematiske senere. Og når du tenker på det, er de problematiske kundene de eneste du trenger kontrakter med. Hvis du bare jobber med gode kunder, trenger du i det hele tatt en kontrakt?

Hvordan jeg strukturerer avtalene mine

For det første kaller jeg dem ikke for kontrakter. De er “avtaler”. Kontrakter er for tett og konfronterende. Avtalene er vennlige og åpne.

Jeg presenterer avtalene mine som vanlige Google-dokumenter. Jeg vil at klienten min skal føle at det er et flytende, samarbeidsdokument som de kan være med på å forme gjennom tilbakemeldingene sine. Ikke noe for polert og offisielt som de trenger å betale advokaten sin for å gjennomgå.

Jeg har ikke noen tette definisjoner eller generelle juridiske vilkår. Jeg kommer rett på de viktige punktene: hva jeg skal gjøre for dem, når jeg skal gjøre det, og hva det vil koste.

Og viktigst av alt: Avtalene mine er på vanlig språk. Akkurat som stemmen jeg snakker med deg nå. Artig, profesjonell og rett opp.

Her er en oversikt over hva jeg ofte inkluderer i frilansdesignavtalene:

  1. Hvem det kommer fra og hvem det er for.
    Eksempel: utarbeidet av Benek Lisefski for Bob Widgetburger - 1. oktober 2018
  2. Kontraktslengde - hvor lang tid forventes det å ta prosjektet? Dette kan være en fast, forhåndsbestemt lengde med en spesifikk frist - eller for lengre prosjekter kan jeg gi et estimert område.
    Eksempel: 1. oktober - 16. november (7 uker).
  3. Ansvarsområder - hva slags oppgaver forventes jeg å gjøre under dette engasjementet?
    Eksempel: trådløse rammer for nett-UX, brukergrensesnittdesign og koding foran.
  4. Levererables - hva blir sluttproduktet? Hva slags arbeid og filer vil jeg dele ut når jobben er fullført?
    Eksempel: Motiver presentert for tilbakemelding som PNG-forhåndsvisning i InVision. Endelig design levert som kildeskissefiler. Interaksjon styleguide og responsiv designguide vil også bli gitt.
  5. Arbeidsmengde - Hvor mye av tiden min forplikter jeg meg til dette prosjektet? Jeg definerer vanligvis dette som time per uke. Les mer om hvordan jeg balanserer tidsplanen og arbeidsmengden for å forhindre frilans-berg-og-dalbanen.
    Eksempel: Jeg kan garantere minimum 10 timer per uke, og så mye som 15 timer per uke.
  6. Beholder (valgfritt) - Hvis jeg jobber med en holder, definerer dette hvor mange timer per uke som er inkludert i den ukentlige beholderfrekvensen.
    Eksempel: Du har 10–12 timer per uke til den ukentlige basisprisen. Eventuelle timer over 12 per uke vil bli fakturert som overskudd.
  7. Kostnad - hvis jeg jobber med en ukentlig holder er dette en ukentlig pris, pluss en indikasjon på timeprisen for overskudd over grenseverdiene. Hvis jeg lader etter timen, er det en enkel timepris med en anslått total prisklasse. For mer om hvordan jeg priser, se Lever verdibaserte priser opp til sprøytenarkomanen.
    Eksempel: prosjektpris $ 1.500 per uke + GST. ($ 10 500 + GST ​​for prosjektets varighet på 7 uker.) Overskridelse over 12 timer per uke blir fakturert til $ 130 per time + GST. Du vil få en ukentlig oppdatering av holdertiden, slik at de ikke er noen ekle overraskelser.
  8. Tilbakemeldingsforventninger - Jeg gir kundene mine beskjed om at hastigheten på tilbakemeldingene deres har en enorm innvirkning på effektiviteten og momentumet til prosjektet.
    Eksempel: For å opprettholde momentum og ukentlig måltid må vi samarbeide for å gjøre arbeidsmengden så balansert og konsistent som mulig, og tilbakemeldings- / revisjonssyklusen beveger seg uten forsinkelser. Dette krever tilbakemelding om design innen 24 timer eller mindre, med mindre en annen ordning er avtalt tidligere.
  9. Innskudds- og faktureringsbetingelser - Jeg krever alltid en innskuddsbetaling for nye kunders jeg ikke har jobbet med før. Ingenting beviser at klienter er seriøse som en rask innskuddsbetaling. Jeg fakturerer månedlig og krever rask betaling.
    Eksempel: Et prosjektinnskudd tilsvarer en ukes rente ($ 1500) forfaller før prosjektstart. Jeg fakturerer månedlig for varigheten av prosjektet med hver betaling som skal betales den 20. i påfølgende måned.
  10. Utgifter - Jeg gir meg klienten beskjed om hvilke ekstra utgifter som kan oppstå, som er merkostnader som kan overføres til dem.
    Eksempel: Eventuelle kreative utgifter som skulle oppstå, for eksempel skriftlisenser eller lagerbilder, vil være på kundens regning, som skal diskuteres og avtales før kjøp.
  11. Møtetid - Jeg gjør det klart at alle møter (utover vårt gratis første møte og hilsen, som antagelig allerede har skjedd), blir fakturert akkurat som resten av tiden min. Lange telefon- / videosamtaler teller også.
    Eksempel: All tid brukt på møter eller annen utvidet kommunikasjon vil telle til våre ukentlige timer. For møter utenfor Auckland vil kunden betale for alle nødvendige transport- og overnattingsutgifter.
  12. Kreditt og deling - Jeg har alltid klar over hvor, når og hvordan jeg kan dele det kreative arbeidet vi produserer i løpet av dette prosjektet.
    Eksempel: Jeg forbeholder meg retten til å dele alt designarbeid jeg produserer for mine egne markedsføringsformål, inkludert, men ikke begrenset til, å publisere det på min egen porteføljeside, Dribbble og Behance. Jeg vil ikke dele designarbeid før det er live og offentlig synlig, med mindre jeg har din tidligere tillatelse til det.

Det er det! Ingen sjargonger, fluff eller vilkår. Ingen nummererte klausuler og ingen formell signaturside. Klienten min svarer vanligvis tilbake med et raskt "ja, alt høres bra ut", og vi er klare til å begynne.

Men, men hva om noe går galt?

Kanskje har du en lur klient som ikke viser noen av de vanlige røde flaggene, og de overrasker deg til å bli vond i rumpa senere. Kanskje de er lite fornøyde med arbeidet ditt og nekter å betale. Nå sitter du fast og ikke kjenner til den juridiske regjeringen din fordi du ikke hadde avtalevilkår som definerer hva du skal gjøre i denne situasjonen.

Det kan skje.

Men det vil det ikke.

Fordi du ikke kommer til å levere mindre enn tilfredsstillende arbeid, er du? Hvis det er en mulighet, kan du sortere kvalitetskontrollprosessen først før du bekymrer deg for ordlyden i kontrakten din.

Og selv om de ikke nektet å betale eller på annen måte bestemte seg for å oppføre seg uhensiktsmessig, gir de lokale forbrukerlovene deg vanligvis et bruk av innbetalinger basert på den tilfeldige avtalen du hadde, selv om det ikke eksplisitt definerte vilkår for ikke-betaling. (Ta kontakt med en lokal advokat for å bekrefte omfanget av dette, da det varierer mellom land og stater).

Hvis det er en risiko å bruke denne mer tilfeldige avtalen, er det en jeg er villig til å ta. (Folk som Kevin anbefaler ikke å bruke en kontrakt i det hele tatt!)

Hver del av klientinteraksjonen gir eller reduserer deres samlede opplevelse. Hvis vi starter forholdet til en avtale som er mindre "kontrakt", gjør opplevelsen deres bedre, hjelper det faktisk å gjøre den klienten til en enkel og tillitsfull partner.

Når du bygger det partnerskapet, blir en kontrakt foreldet.

Vennligst klapp hvis du fant dette verdifullt, og følg meg for mer skriving som dette, da jeg bretter ut 17 år med frilansskompetanse business

Abonner for å få de beste artiklene mine i innboksen.

Denne historien kan du også finne på solowork.co

Min andre skriving om dette emnet: