Ivy Lee's Secret: Den beste oppgavelisten metoden du aldri visste eksisterte

Dette 100 år gamle produktivitetshacket er mer relevant i dag enn noen gang

Ivy Lee-oppgavelisten er like relevant i dag

Vi går analogt i dag. Stikk telefonen tilbake i lommen. Lukk Evernote-filene og favorittappene dine. I dag skal vi slikke oppgavelisten din en gang for alle.

Og det hele starter med et 100 år gammelt tips fra en managementkonsulent.

Oppgavelister har blitt en egen religion. Det er folk med fargede penner og kulejournaler. Det er GTD og One Thing. Vi har hundre forskjellige systemer for å organisere, planlegge og proppe hundre kilo arbeid i en to-pund veske.

Arbeidet blir større mens vesken forblir den samme.

Vi har alle 24 timer. Uansett hvem du er eller hvor du er fra. Med mindre du dør midt på dagen, har du, meg, Warren Buffet, og ungen med limonadestativet alle tiders sames-størrelse.

I et øyeblikk var multi-tasking et buzzword til vi innså at våre bevisste hjerner bare kan behandle en oppgave av gangen. Det viser seg at multi-tasking gjør oss mindre produktive (hvis du vil øke underbevisstheten din, kan du lese historien min nedenfor).

Nå, takket være Gary Vaynerchuk som sin fremste cheerleader, er vi i en æra av arbeidet (også kjent). Hvis vi bare kan arbeide sammen, vil vi knuse den andre personen og komme ut på toppen.

Det er mye å si for kjas. Når vi optimaliserer, strategiserer og proseteriserer vår vei til et bedre liv, vil verden forlate oss bak hvis ikke vi jobber hardt for vårt håndverk.

Vi vet også at vi trenger 7–8 timers søvn, eller det er større sannsynlighet for at vi dør av kreft, diabetes og hjertesykdom (Mayo Clinic og andre hjalp oss med å lære det).

Så hvis vi ikke kan holde oss oppe hele natten og ikke kan gjøre to ting samtidig, hvordan får vi det til?

På turer Ivy Lee ...

Charles Schwab pleide å være en veldig stor avtale. Som, en virkelig stor avtale. På begynnelsen av 1900-tallet, som president for Bethlehem Steel, var Schwab en av de rikeste mennene i verden.

Vi trengte skip for frakt og sprenge ting. Vi trengte tog for frakt og transport. Den amerikanske infrastrukturen blomstrer, og Bethlehem var der for å skaffe stålet bak det hele.

Slik legenden har det, så var Schwab på utkikk etter en måte, slik de fleste forretningsdrivende gjør, til å få mer produktivitet fra selskapet sitt. Han visste at vi alle fikk den samme døgnåpne vesken, så han måtte finne en måte å gjøre den vesken så effektiv som mulig.

Selv på begynnelsen av 1900-tallet hadde vi produktivitetskonsulenter. Schwab ba en anerkjent konsulent ved navn Ivy Lee, som også var en vellykket entreprenør.

Schwab sa (parafasert) “Gjør oss mer produktive.”

Lee sa (parafrasert), “sikker.”

Ivy Lee ba om noen minutter med hver leder og lovte at han kunne snu ting. Charles Schwab gikk med på vilkårene. Da han ba Lee om gebyret sitt. Lee nektet betaling, ba Schwab om å gi systemet tre måneder, og hvis Schwab synes det var nyttig, å betale det han mente det var verdt den gangen.

Igjen, slik legenden har det, økte denne metoden produktiviteten så bra, Schwab sendte en uoppfordret sjekk til Ivy Lee for $ 25 000. I dagens dollar er det 449 861,31 dollar i 2018 (ifølge inflasjonskalkulatoren på saving.org). Ikke for loslitt for en ettermiddag med prat og et triks med et halvt ark.

Dette kan du også gjøre. Ivy-metoden tar bare et minutt å lære, fem minutter å implementere, og du trenger ikke å bruke et sekund i en stålfabrikk (med mindre du vil).

Ivy Lee-metoden

Denne oppgavelistestrategien vil ikke koste deg $ 449 861,31. Det vil ikke koste deg mer enn et gratis, kvart ark (eller ikke-linet 3 x 5-kort) og favorittpennen din.

Prosessen starter natten før arbeidsdagen din.

  1. Kvelden før skriver du ut de seks viktigste oppgavene for dagen etter. Ikke skriv mer enn seks. Færre enn seks er bra. Mange mennesker anbefaler tre.
  2. Nummer disse oppgavene i rekkefølge av betydning. Nummer én må gjøres før du legger deg, uansett hva. Nummer to, mindre osv. Overfør denne listen til et 3 x 5-kort, eller (det jeg bruker) et brettet, kvart ark. Dette passer enkelt i lommebok, bukser eller skjortelomme. Se foto.
  1. Start arbeidsdagen med varenummer en. Arbeid til du er ferdig med en. Ikke hopp til element to før element en er ferdig.
  2. Kryss ut hvert element fysisk når du er ferdig med det. Dette er viktig. Det fysiske krysset utløser hjernens belønningssentre. Dette er en enkel måte å få deg til å fullføre neste element. Se foto.
  1. Overfør eventuelle uferdige oppgaver til dagens slutt på oppgavelisten etter dagen. Prosessen starter igjen fra null. Evaluer oppgavene i prioritert rekkefølge.
  2. Øv denne prosessen i en uke. Noen dager spiker du hele listen. Andre, du vil ikke gjøre mer enn vare én.
  3. Ved ukes slutt, hvis du konsekvent ikke klarer å utføre alle seks oppgavene, reduserer du listen til fem og deretter fire til du kommer med en liste over oppgaver du kan fullføre nesten daglig. Tim Ferriss er kjent for å lage tre-ting to-do lister. Prøv å fortelle den fyren at han ikke er produktiv.

Den analoge komponenten er viktig

Når vi bruker oppgavelisten vår i digitalt format, er det mindre mentalt eierskap. Dette ligner på hvorfor kasinoer har oss til å gamble med pokerchips, sveipekort og symboler.

Når du fjerner den analoge, fysiske prosessen fra oppgavelisten, er det mindre ansvarlighet. Vi ignorerer de summende påminnelsene og den konstante sperringen av kalenderpinger. Når du har en papirliste, er det klart hvilken oppgave som er neste.

Ivy Lee-metoden er villedende enkel.

Du bestemmer hva du vil oppnå og gjør ingenting annet før hvert element er fullført i rekkefølge. Ikke la enkelheten lure deg. Dette verktøyet er verdt $ 450 grand.

Denne listen over seks ting å gjøre, erstatter ikke kalenderen eller planleggingsverktøyene på telefonen. Hver oppgave er en påminnelse, ikke mer enn noen få ord i en boks.

Hold det enkelt.

Ivy Lee-metoden fungerer fordi den tvinger deg til å evaluere hver oppgave. Gjør du denne oppgaven fordi den er morsom, eller fordi den beveger arbeidet ditt fremover?

(Ta tak i min gratis e-post Masterclass. Få dine første 1000 abonnenter.)

August Birch (AKA the Book Mechanic) er både en skjønnlitterær og sakprosa forfatter fra Michigan, USA. August er en selverklært verge for forfattere og skapere. Han lærer indieforfattere hvordan man skriver bøker som selger og hvordan man selger flere av disse bøkene når de først er skrevet. Når han ikke skriver eller tenker på å skrive, bærer August en lommekniv og barberer hodet med en barberhøvel.