Managing Up: 7 beste fremgangsmåter for å lede sjefen

Kreditt: Pixabay Creative Commons-lisens

Ledere klarer ikke bare ned. De klarer seg også, og å lære å gjøre det bra er en kritisk karriereferdighet.

Å styre ned er hva ledere gjør med ansatte som er direkte rapporter. Å styre opp er hva ledere gjør mot sine egne sjefer.

Effektive mellomledere og toppledere ønsker ideelt å sørge for at sjefene deres tar gode beslutninger basert på nøyaktig, tidsriktig og høy kvalitet. De bør ønske solide forhold basert på gjensidig forståelse, forenlige synspunkter og respektfulle uenigheter.

“Du må vite hvordan du kan forutse sjefenes behov - en leksjon vi alle kan lære av de beste utøvende assistenter. Du må forstå hva som får sjefen din til å krysse av (og hva som tikker henne av) hvis du vil få buy-in for ideene dine. Det vil uunngåelig komme problemer, men å vite den riktige måten å bringe et problem til sjefen din på, kan hjelpe deg med å navigere i klissete situasjoner, sier Dana Rousmaniere i Harvard Business Review.

Ansatte antar ofte at deres oppførsel og ytelse på jobben krever at en veileder gir all veiledning. I dette trange synet kommer ledelse alltid fra sjefen.

Men det er ikke nødvendigvis tilfelle. Noen ganger kan den ansatte veilede veilederen. Arbeidet med å veilede sjefen er en lærerik måte å lære å styre og også en investering i jobbsikkerhet og fremtidig suksess.

7 beste fremgangsmåter for å håndtere opp

Noen gode fremgangsmåter er nyttige når du lærer hvordan du kan klare deg effektivt. De inkluderer:

  1. Å finne den rette balansen mellom å kommunisere for ofte og ikke nok.
  2. Kommunisere på en mest mulig kortfattet måte.
  3. Deling av store, men ikke mindre gode nyheter.
  4. Å dele dårlige nyheter ærlig, men nøye.
  5. Å være selektiv når man skal kjempe.
  6. Unngå klager og kritikk om andre ansatte.
  7. Dating og dokumentere all viktig informasjon.

1 - Finn riktig balanse mellom for ofte og ikke nok

Et mikrouttrykk er et ansiktsuttrykk som bare varer i et delt sekund. Jeg hadde en sjef hvis mikrouttrykk fortalte at jeg besøkte for ofte. Jeg kuttet langt tilbake og ble senere skjelt ut for ikke å kommunisere nok. Jeg fant etter hvert den rette balansen.

En annen sjef hadde alltid et negativt mikrouttrykk hver gang jeg gikk inn på kontoret hans. Men jeg fikk vite at han alltid ønsket å være i fred, fordi han hadde for mange store problemer. Det lærte meg å dele viktig informasjon med ham via e-post og memo i stedet for på kontorbesøk.

Kreditt: Pixabay Creative Commons-lisens

2 - Kommuniser på en mest mulig konsis måte

Jo høyere leder, jo mer trenger en ansatt på alle nivåer å kommunisere kortfattet og nyttig informasjon. Ledere på toppledere og utøvende nivå må luke ut enorme mengder fakta for å fokusere på det som er mest nyttig og viktig. De vil ikke bli overveldet mer enn de allerede føler.

Underordnede må lære å redigere tale, e-post, telefonsamtaler og notater nøye. De trenger også å skreddersy mengden og frekvensen basert på sjefens personlighet. Noen sjefer vil ha mer informasjon, og andre vil ha mindre. Men en sjef som vil ha mer, vil også ha den kortfattet.

3 - Del major men ikke mindre gode nyheter

Usikre ansatte vil ofte dele alle slags gode nyheter. En leder på øverste nivå som har store utfordringer med tidsstyring, vil ikke ønske å høre det hele. Mindre gode nyheter er verdt å dele på slutten av en diskusjon, telefonsamtale eller e-post om et annet, viktigere tema. Ikke nøl med å dele viktige gode nyheter så snart det skjer.

4 - Del dårlige nyheter ærlig men forsiktig

Ingen ønsker å dele dårlige nyheter med noe ledelsesnivå på grunn av de potensielle konsekvensene for den ansatte som var ansvarlig for det som gikk galt. Men å ikke dele selvfølgelig er en forferdelig idé.

Så manageren bør tenke gjennom hva han skal si til sjefen, hvordan han skal si det og hva som skal gjøres for å forbedre situasjonen eller minimere virkningen. Å skjule eller forvrenge viktige fakta vil føre til tap av tillit.

5 - Vær selektiv når du velger kamper

Underordnede som blir fristet til å kjempe mot sjefen om en sak, bør prøve et forhold på 80/20. Det betyr 80 prosent av tiden når sjefer er galt og uenigheten er liten, den underordnede bør prøve å pusse, men ikke skyve sjefen i den andre retningen.

Den ansatte skal selvsikker og respektfull motsette seg sjefen de andre 20 prosent av tiden, spesielt når uenighetene er store. Håper bare at tidene er sjeldne.

Noe som har alvorlige juridiske eller etiske konsekvenser er et unntak. I disse tilfellene bør den ansatte bruke hver bit av logikk, bevis og integritet for å skyve tilbake så fast og diplomatisk som mulig.

"Det vil selvfølgelig være tider hvor du er uenig med sjefen din, og det er OK - så lenge du har lært å være uenig på en respektfull, produktiv måte," sier Rousmaniere.

6 - Unngå klager og kritikk fra andre ansatte

Ledere og ledere blir betalt for å løse problemer, selv når den "lederen" er en mellomleder eller til og med en stabsansatt. Hvis en annen leder er del av en konflikt, trenger sjefen bare å høre om det hvis underordnet har gått gjennom alle mulige scenarier i å fikse det.

Fordi det er en form for dårlige nyheter (se nr. 5 ovenfor), bør den ansatte eller leder tenke gjennom hvordan de skal dele den med sjefen. I løpet av diskusjonen, hold deg objektiv om problemet. Fokuser på atferden, problemet eller situasjonen og ikke personen.

Se mer om ledere og ledere: Karriereråd for ansvarlige personer.

7 - Dato og dokument All viktig informasjon

Send alltid den viktigste informasjonen på en datert memo, og skriv den ut for en papirmappe eller lagre den for en elektronisk mappe. Hvis problemet er viktig nok, ta med deg en kopi på et kontorbesøk og la det være med sjefen.

Ledere på øverste nivå med overbelastning av informasjon kan glemme dokumentet eller diskusjonen om emnet. Et datert og lagret notat er en forsikringsform for den ansatte som sender det.

Risikoen for å klare seg dårlig

Ledere kan ta dårlige beslutninger på grunn av feil i informasjonsflyten. Feil inkluderer følgende:

Kreditt: Unsplash
  • En ansatt som forvrenger informasjon for å tiltrekke fordel.
  • En ansatt som legger ut viktige fakta.
  • En ung eller uerfaren ansatt som deler falske eller underbyggede rykter.
  • En ansatt som ganske enkelt er interessert i noe.
  • Ansatte som misforstår informasjonen og deler misforståelsen.

Sluttresultatet er forvrengninger i informasjonen som flyter opp fra ansatt eller leder til veileder på høyere nivå. Disse forvrengningene påvirker beslutningene fra lederen, hvorav noen kan ha skadelig innvirkning på selskapet og de ansatte.

Rasjonelle, fordomsfrie og objektive ansatte av noe slag, enten de er ansatte eller ledere, kan lære å kontrollere flyten av informasjon til toppledelsen og ledelsen. Det er en form for makt for alle som ønsker å klare seg.

Når ansatte har forstått den makt, kan de bruke den til gode eller dårlige formål, avhengig av deres karakter eller nivå av jobbsikkerhet.

I min 40-årige leder- og konsulentkarriere har jeg sett eksempler på selvbetjenende ansatte som forvrenger informasjon til sitt eget beste. De slipper unna med det en stund, men ikke for alltid. De ville ha gjort mye bedre hvis de hadde lært hvordan de skal klare seg effektivt.

"Kanskje den viktigste ferdigheten å mestre er å finne ut hvordan du kan være en ekte kilde til hjelp - fordi å styre opp ikke betyr å suge opp," sier Rousmaniere.